1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Fundacja „Pociechom” z siedzibą w Warszawie przy ul. Wybrzeże Puckie 2, e-mail: fundacja@pociechom.pl, tel. 537 242 628 (zwana dalej „Administratorem”).
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – kontakt we wszelkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych: fundacja@pociechom.pl.
2. Zakres danych zbieranych przez stronę
- Korzystanie ze strony internetowej odbywa się co do zasady bez konieczności podawania danych osobowych, poza sytuacjami, w których użytkownik dobrowolnie wypełnia formularze kontaktowe, zgłoszeniowe, rekrutacyjne lub formularz przekazania darowizny online.
- W przypadku składania darowizny online Administrator zbiera dane niezbędne do realizacji i rozliczenia transakcji, w szczególności: imię, nazwisko, adres e-mail, kwotę wpłaty, numer/szczegóły transakcji oraz dane dotyczące wybranej metody płatności.
- Standardowe formularze na stronie nie zbierają danych szczególnych kategorii (tzw. danych wrażliwych).
- Dane wrażliwe (np. informacje o stanie zdrowia, posiadanym orzeczeniu o niepełnosprawności lub orzeczeniu o potrzebie kształcenia specjalnego) mogą pojawić się wyłącznie:
- w formularzach rekrutacyjnych do projektów realizowanych przez Fundację,
- są zbierane tylko wtedy, gdy są niezbędne do oceny kwalifikowalności i udziału w projekcie finansowanym ze środków publicznych,
- są przetwarzane wyłącznie w ramach konkretnego projektu, którego formularz dotyczy.
- Podanie danych wrażliwych jest dobrowolne, jednak może być konieczne do udziału w danym projekcie lub do przyznania określonej formy wsparcia.
3. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
3.1. Cele ogólne (strona WWW i kontakt)
- Udzielenie odpowiedzi na zapytania przesłane przez formularz kontaktowy lub e-mail.
- Obsługa bieżącej komunikacji z użytkownikami strony.
- Realizacja praw uczestników zajęć lub wydarzeń prowadzonych przez Fundację (np. zapisy na zajęcia).
3.2. Obsługa i rozliczanie darowizn online
- Obsługa procesu przekazywania darowizn pieniężnych (jednorazowych oraz cyklicznych) za pośrednictwem formularza płatności w Serwisie.
- Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz ustawy o rachunkowości (księgowanie i dokumentowanie darowizn).
- Realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na przesłaniu e-maila z podziękowaniem za wsparcie, weryfikacji poprawności transakcji oraz dochodzeniu lub obronie przed ewentualnymi roszczeniami.
3.3. Cele projektowe (formularze rekrutacyjne)
W zależności od projektu dane są przetwarzane w celu:
- Przeprowadzenia rekrutacji i kwalifikacji uczestników do projektu.
- Organizacji i realizacji działań projektowych.
- Monitoringu, ewaluacji i rozliczenia projektów finansowanych ze środków publicznych.
- Udzielania wsparcia dostosowanego do potrzeb uczestnika.
- Ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń.
3.4. Cele dodatkowe (na podstawie odrębnej zgody)
- Wysyłka newslettera i informacji o działaniach statutowych Fundacji.
- Publikacja wizerunku.
- Inne działania wyraźnie wskazane w konkretnym formularzu.
4. Podstawy prawne przetwarzania danych
Dane przetwarzamy w oparciu o:
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą (np. zapis na newsletter, publikacja wizerunku);
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (w tym realizacja umowy darowizny online, obsługa zgłoszeń i udział w działaniach projektowych);
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (w szczególności wynikających z przepisów o rachunkowości, prawa podatkowego oraz przepisów dotyczących rozliczania projektów publicznych);
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (kontakt z użytkownikami, wysłanie podziękowania za wpłatę darowizny, ochrona przed roszczeniami i dochodzenie praw);
- art. 9 ust. 2 lit. a RODO – wyraźna zgoda osoby zgłaszającej dane wrażliwe (np. w rekrutacji projektowej);
- art. 9 ust. 2 lit. g RODO – ważny interes publiczny związany z realizacją projektów współfinansowanych ze środków publicznych, jeśli ma to zastosowanie.
5. Zasady przetwarzania danych wrażliwych w formularzach projektowych
- Dane szczególnej kategorii (np. orzeczenia, dane zdrowotne) pojawiają się wyłącznie w projektach, w których ich podanie jest istotne dla spełnienia kryteriów lub zapewnienia właściwego wsparcia.
- Podanie tych danych jest dobrowolne, jednak może być konieczne do wzięcia udziału w projekcie lub przyznania właściwej formy wsparcia.
- Dane te nie są przetwarzane w żadnych innych celach, nie trafiają do działań marketingowych ani nie są łączone z innymi danymi.
- Każdy formularz projektowy zawiera oddzielną, aktualną klauzulę informacyjną RODO dotyczącą konkretnego projektu.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom wspierającym Fundację w realizacji jej celów oraz dostawcom usług niezbędnych do jej funkcjonowania, w tym:
- Operatorom płatności internetowych i dostawcom usług finansowych obsługującym bramkę płatniczą na stronie Fundacji (np. PayU, Autopay, Tpay, Paynow itp.) – w celu realizacji i autoryzacji transakcji darowizn;
- Dostawcom usług IT, hostingowych oraz dostawcom systemów wysyłki newslettera / mailingów (w przypadku wyrażenia zgody na newsletter);
- Podmiotom świadczącym usługi księgowe, rachunkowe, audytorskie i prawne;
- Grantodawcom projektów publicznych (np. m.st. Warszawa, PFRON) oraz podmiotom kontrolującym te projekty.
Wszystkie te podmioty przetwarzają dane wyłącznie na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych lub jako odrębni administratorzy zobowiązani do przestrzegania przepisów prawa.
7. Przekazywanie danych poza UE
Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacji międzynarodowych.
8. Okres przechowywania danych
- Dane ze zwykłych formularzy kontaktowych: do czasu zakończenia komunikacji lub maksymalnie przez okres 12 miesięcy.
- Dane związane z obsługą i księgowaniem darowizn: przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (standardowo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym opłacono darowiznę).
- Dane związane z projektami: przez okres realizacji projektu oraz okres wymagany przepisami i wytycznymi grantodawcy (zwykle do 5 lat od zakończenia projektu).
- Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter, wizerunek): do momentu wycofania zgody przez użytkownika.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
- sprostowania (poprawiania) danych;
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
- ograniczenia przetwarzania danych;
- przenoszenia danych;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie (dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody, np. newslettera) – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (w przypadku przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu);
- wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
11. Pliki cookies i technologie śledzące
- Strona internetowa wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) w celu:
- zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania strony oraz procesu płatności darowizn,
- prowadzenia anonimowej statystyki i analityki ruchu.
- Użytkownik ma możliwość zarządzania plikami cookies oraz ich blokowania z poziomu ustawień własnej przeglądarki internetowej.
Dokument obowiązuje od 3 sierpnia 2026 r. Zasady przekazywania darowizn opisuje Regulamin darowizn online.