NABÓR OFERT ZAKOŃCZONY!
Warszawa, 01.07.2025
Dane Zamawiającego:
Fundacja Pociechom
ul. Wybrzeże Puckie 2
03-301 Warszawa
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01/MD/2025
I. Informacja o projekcie
W związku z realizacją przez Zamawiającego projektu pn. „MOCne Dzieci – Program Wzmacniania Kompetencji Życiowych”, współfinansowanego ze środków m.st. Warszawy, informujemy o możliwości składania ofert na niżej opisany przedmiot zamówienia.
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest realizacja kompleksowej kampanii informacyjno‑edukacyjnej w ramach projektu „MOCne Dzieci – Program Wzmacniania Kompetencji Życiowych”, obejmującej działania promocyjne, komunikacyjne i graficzne wspierające cele projektu.
Zakres zamówienia obejmuje poniższe działania:
1) Realizację płatnych kampanii reklamowych w serwisach META (Facebook, Instagram), YouTube oraz TikTok w wyznaczonych okresach kampanii.
2) Produkcję materiałów foto i video dokumentujących działania projektowe oraz przygotowanie krótkich materiałów promocyjnych.
3) Projekt graficzny i druk materiałów promocyjnych (m.in. plakatów, ulotek, banerów, roll‑upów i innych nośników informacyjnych).
4) Prowadzenie i obsługę mediów społecznościowych projektu (Facebook, Instagram), w tym przygotowanie treści, grafik i relacji.
5) Zapewnienie niezbędnych narzędzi, licencji i zasobów technicznych do realizacji kampanii reklamowych oraz działań komunikacyjnych.
Zadania w ramach kampanii będą realizowane w okresie lipiec 2025 – grudzień 2027, z uwzględnieniem rocznych okresów rozliczeniowych.
Zakładane rezultaty i korzyści z przeprowadzenia kampanii informacyjno-edukacyjnej
- Dotarcie do minimum 200 000 odbiorców w mediach społecznościowych i na blogu.
- Rozwinięcie i utrzymanie trzech kanałów komunikacji: Facebook, Instagram, blog.
- Realizacja co najmniej 15 relacji multimedialnych dokumentujących działania projektowe.
- Zbudowanie społeczności zaangażowanych rodziców i edukatorów liczącej minimum 100 osób.
- Wzrost świadomości wśród rodziców i nauczycieli dotyczący wpływu nadmiernego korzystania z elektroniki przez dzieci – mierzony poziomem zaangażowania odbiorców w treści edukacyjne projektu.
- Wzmocnienie wizerunku Fundacji Pociechom jako eksperta w zakresie wspierania rozwoju dzieci i pracy ze zwierzętami.
Kod przedmiotu zamówienia wg CPV
Główny kod: 79340000-9 – Usługi reklamy i marketingu
Kody uzupełniające:
• 92111200-4 – Produkcja filmów reklamowych, propagandowych i informacyjnych
• 92110000-5 – Produkcja filmów i materiałów wideo
• 79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji wydarzeń promocyjnych
• 79822500-7 – Usługi projektowania graficznego
• 79823000-9 – Usługi druku i dostawy materiałów drukowanych
• 79341000-6 – Usługi reklamowe
• 79341400-0 – Usługi w zakresie kampanii reklamowych
II. Warunki udziału w postępowaniu
Zamawiający odstępuje od stawiania warunków udziału w postępowaniu.
III. Kryteria oceny ofert
1) cena brutto – 50%
2) kompleksowość – 40%
3) lokalizacja – 10%
IV. Opis sposobu przyznawania punktacji
Ocena ofert odbędzie się poprzez zastosowanie jednolitych, niżej opisanych kryteriów oceny:
Kryterium: cena brutto (50%) – liczba punktów = (najniższa cena brutto / cena brutto oferty badanej) × 100 × 50%
Kryterium: kompleksowość (40%) – liczba punktów = (liczba składowych oferty badanej / 5) × 100 × 40%
Składowe brane pod uwagę: realizacja kampanii reklamowych, produkcja materiałów foto/video, projekt i druk materiałów, prowadzenie social mediów, zapewnienie narzędzi i licencji.
Kryterium: lokalizacja (10%) – warunek lokalizacji uważa się za spełniony, jeżeli siedziba oferenta znajduje się w promieniu 150 km od placówki Zamawiającego.
Spełnienie warunku = 100 pkt × 10% = 10 pkt; niespełnienie = 0 pkt.
V. Warunki składania ofert
Oferent powinien złożyć ofertę na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
Złożona oferta zawierać musi:
1) Pieczątkę firmową oferenta (jeśli posiada).
2) Datę ważności oferty.
3) Adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP/PESEL.
4) Podpis oferenta (czytelny lub nieczytelny z pieczątką imienną).
5) Cenę netto i brutto (w walucie PLN) wykonania przedmiotu zamówienia. Podana cena powinna dotyczyć kompleksowej obsługi zamówienia w ujęciu miesięcznym lub całościowym – zgodnie z zaproponowanym modelem współpracy.
Nie będą rozpatrywane oferty:
— niezgodne z opisem przedmiotu zamówienia,
— wariantowe,
— złożone przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu,
— złożone przez podmiot podlegający wykluczeniu,
— złożone po terminie przyjmowania ofert,
— niezłożone na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
Wymagany okres ważności oferty: 30 dni.
Dokumenty złożone w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Oferenta.
Oferta powinna być jednoznaczna, tzn. sporządzona bez dopisków, wariantów, skreśleń i poprawek. Jakakolwiek ingerencja w treść formularza ofertowego zmieniająca znaczenie użytych w nim sformułowań spowoduje odrzucenie oferty.
Zamawiający ma prawo wglądu do dokumentów potwierdzających prawdziwość danych zawartych w ofercie, a Oferent ma obowiązek takie dokumenty przedstawić do wglądu na wezwanie Zamawiającego.
VI. Sposób i termin składania ofert
Oferta może być przekazana na adres e-mail: kontakt@pociechom.pl, złożona osobiście w siedzibie Zamawiającego lub drogą pocztową na adres: Fundacja Pociechom, ul. Wybrzeże Puckie 2, 03-301 Warszawa (liczy się data stempla pocztowego).
Termin składania ofert upływa w dniu: 15.07.2025 r.
VII. Warunki realizacji zamówienia i rozliczenia
1) Podpisanie umowy z wybranym Wykonawcą nastąpi w terminie do 7 dni roboczych od zakończenia postępowania ofertowego.
2) Rozliczenia finansowe będą dokonywane na podstawie wystawionych faktur po wykonaniu i odbiorze poszczególnych etapów prac zgodnie z harmonogramem realizacji; Zamawiający dopuszcza możliwość wypłaty zaliczki w wysokości do 20% wartości zamówienia.
3) Ceny określone w ofercie powinny pozostać niezmienne przez okres obowiązywania umowy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość ich zmiany, wyłącznie po uprzednim zaakceptowaniu przez Zamawiającego.
VIII. Klauzula bezstronności
Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się w szczególności:
• uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji,
• pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
IX. Określenie warunków zmian umowy
1) Zakazuje się istotnych zmian postanowień Umowy w stosunku do treści Oferty.
2) Zmiana Umowy wymaga podpisania aneksu przez Strony.
3) Wprowadzanie zmian do Umowy po jej zawarciu jest dopuszczalne w szczególności w następujących przypadkach:
a) jeśli się to okaże konieczne ze względu na zmianę przepisów prawa,
b) zmiana terminu wykonania Umowy w związku z okolicznościami nieprzewidzianymi,
c) zmiana terminu z powodu przestojów lub opóźnień zawinionych przez Zamawiającego,
d) zmiana terminu z powodu działania siły wyższej – maksymalnie o czas jej trwania,
e) zmiana terminu w wyniku działań organów administracji (np. opóźnienia wydania decyzji),
f) zmiana terminu w związku z koniecznością zakończenia zadania w roku budżetowym,
g) zmiana korzystna dla Zamawiającego, niemożliwa do przewidzenia przy podpisywaniu Umowy.
4) Zmiany do Umowy mogą nastąpić na pisemny wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy i będą mogły być wprowadzone za zgodą Stron.
X. Postanowienia końcowe
1) Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji treści niniejszego ogłoszenia ofertowego przed upływem terminu składania ofert.
2) W przypadku wprowadzenia modyfikacji informacja zostanie niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej: http://www.fundacja.pociechom.pl
3) Zamówienie będzie realizowane w oparciu o umowę zawartą w formie pisemnej między Zamawiającym a wybranym Wykonawcą.
4) Zamawiający może unieważnić i nie rozstrzygnąć postępowania ofertowego w całości lub w części na każdym jego etapie.
5) Zamawiający może wezwać do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie.
6) Koszty związane z przygotowaniem Oferty ponosi Wykonawca.
7) Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego (kontakt: Michał Kołodziej, e-mail: kontakt@pociechom.pl, tel. 537 24 26 28) o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego.
XI. Załączniki
• Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
• Załącznik nr 2 – Wzór umowy o świadczenie usług
• Załącznik nr 3 – Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym
• Załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych