NABÓR OFERT ZAKOŃCZONY!
Warszawa, 01.07.2025
Dane Zamawiającego:
Fundacja Pociechom
ul. Wybrzeże Puckie 2
03-301 Warszawa
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 02/MD/2025
I. Informacja o projekcie
W związku z realizacją przez Zamawiającego projektu pn. „MOCne Dzieci – Program Wzmacniania Kompetencji Życiowych”, współfinansowanego ze środków m.st. Warszawy, informujemy o możliwości składania ofert na niżej opisany przedmiot zamówienia.
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest dostarczanie Zamawiającemu pasz dla 3 koni i 2 alpak biorących udział w realizacji projektu oraz jednoczesne odbieranie nieczystości stałych powstających w trakcie bytowania tychże zwierząt w ośrodku Zamawiającego według ustalonego harmonogramu w odstępach ok. 1-miesięcznych. Pasza zostaje określona co do rodzaju: siano, słoma, owies, warzywa oraz co do ilości: w ilości wystarczającej dla wyżywienia ww. zwierząt przez cały okres trwania projektu, tj. od 1.07.2025 do 31.12.2027. Każdorazowe zamówienie obejmować będzie określone rodzaje pasz w zależności od bieżącego zapotrzebowania i składane będzie telefonicznie lub mailowo. Przedmiotem zamówienia są również usługi kowalskie, wykonywane średnio co 6–8 tygodni, oraz opieka weterynaryjna, obejmująca m.in. okresowe szczepienia oraz doraźne interwencje zgodnie z bieżącymi potrzebami zwierząt uczestniczących w projekcie.
Dostarczana pasza powinna być dobrej jakości oraz wolna od zanieczyszczeń. Siano i słoma powinny być związane w kostki lub bele, owies powinien być spakowany w worki.
Termin realizacji zamówienia (rozumiany, jako data dostawy do siedziby Zamawiającego): od 01.07.2025 do 31.12.2027. wg ustalonego harmonogramu.
Podpisanie umowy nastąpi w terminie siedmiu dni roboczych od zakończenia postępowania ofertowego.
Płatności będą następowały po dostarczeniu towaru do siedziby Zamawiającego i doręczeniu faktury. Zamawiający dopuszcza wpłacenie 20% zaliczki przy składaniu zamówienia.
Ustalone w zapytaniu ofertowym ceny powinny pozostać niezmienne w czasie związania umową. W szczególnie uzasadnionych wypadkach możliwa jest zmiana cen, jednakże po zaakceptowaniu ich przez Zamawiającego.
Kod przedmiotu zamówienia wg CPV:
03114000-3 Słoma i siano
03200000-3 Zboża, ziemniaki, warzywa, owoce i orzechy
90510000-5 Usuwanie i obróbka odpadów
85200000-1 – Usługi weterynaryjne
98395000-8 – Usługi kowalskie
II. Warunki udziału w postępowaniu
Zamawiający odstępuje od stawiania warunków udziału w postępowaniu.
III. Kryteria oceny ofert
1) cena brutto – 50%
2) kompleksowość – 40%
3) lokalizacja – 10%
IV. Opis sposobu przyznawania punktacji
Ocena ofert odbędzie się poprzez zastosowanie jednolitych, niżej opisanych kryteriów oceny:
Kryterium: cena brutto (50%) – liczba punktów = (najniższa cena brutto / cena brutto oferty badanej) × 100 × 50%
Kryterium: kompleksowość (40%) – liczba punktów = (liczba składowych oferty badanej / 5) × 100 × 40%
Składowe brane pod uwagę: realizacja kampanii reklamowych, produkcja materiałów foto/video, projekt i druk materiałów, prowadzenie social mediów, zapewnienie narzędzi i licencji.
Kryterium: lokalizacja (10%) – warunek lokalizacji uważa się za spełniony, jeżeli siedziba oferenta znajduje się w promieniu 150 km od placówki Zamawiającego.
Spełnienie warunku = 100 pkt × 10% = 10 pkt; niespełnienie = 0 pkt.
V. Warunki składania ofert
Oferent powinien złożyć ofertę na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
Złożona oferta zawierać musi:
1) Pieczątkę firmową oferenta (jeśli posiada).
2) Datę ważności oferty.
3) Adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP/PESEL.
4) Podpis oferenta (czytelny lub nieczytelny z pieczątką imienną).
5) Cenę netto i brutto (w walucie PLN) wykonania przedmiotu zamówienia. Podana cena powinna dotyczyć kompleksowej obsługi zamówienia w ujęciu miesięcznym lub całościowym – zgodnie z zaproponowanym modelem współpracy.
Nie będą rozpatrywane oferty:
— niezgodne z opisem przedmiotu zamówienia,
— wariantowe,
— złożone przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu,
— złożone przez podmiot podlegający wykluczeniu,
— złożone po terminie przyjmowania ofert,
— niezłożone na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
Wymagany okres ważności oferty: 30 dni.
Dokumenty złożone w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Oferenta.
Oferta powinna być jednoznaczna, tzn. sporządzona bez dopisków, wariantów, skreśleń i poprawek. Jakakolwiek ingerencja w treść formularza ofertowego zmieniająca znaczenie użytych w nim sformułowań spowoduje odrzucenie oferty.
Zamawiający ma prawo wglądu do dokumentów potwierdzających prawdziwość danych zawartych w ofercie, a Oferent ma obowiązek takie dokumenty przedstawić do wglądu na wezwanie Zamawiającego.
VI. Sposób i termin składania ofert
Oferta może być przekazana na adres e-mail: kontakt@pociechom.pl, złożona osobiście w siedzibie Zamawiającego lub drogą pocztową na adres: Fundacja Pociechom, ul. Wybrzeże Puckie 2, 03-301 Warszawa (liczy się data stempla pocztowego).
Termin składania ofert upływa w dniu: 15.07.2025 r.
VII. Warunki realizacji zamówienia i rozliczenia
1) Podpisanie umowy z wybranym Wykonawcą nastąpi w terminie do 7 dni roboczych od zakończenia postępowania ofertowego.
2) Rozliczenia finansowe będą dokonywane na podstawie wystawionych faktur po wykonaniu i odbiorze poszczególnych etapów prac zgodnie z harmonogramem realizacji; Zamawiający dopuszcza możliwość wypłaty zaliczki w wysokości do 20% wartości zamówienia.
3) Ceny określone w ofercie powinny pozostać niezmienne przez okres obowiązywania umowy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość ich zmiany, wyłącznie po uprzednim zaakceptowaniu przez Zamawiającego.
VIII. Klauzula bezstronności
Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się w szczególności:
• uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji,
• pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
IX. Określenie warunków zmian umowy
1) Zakazuje się istotnych zmian postanowień Umowy w stosunku do treści Oferty.
2) Zmiana Umowy wymaga podpisania aneksu przez Strony.
3) Wprowadzanie zmian do Umowy po jej zawarciu jest dopuszczalne w szczególności w następujących przypadkach:
a) jeśli się to okaże konieczne ze względu na zmianę przepisów prawa,
b) zmiana terminu wykonania Umowy w związku z okolicznościami nieprzewidzianymi,
c) zmiana terminu z powodu przestojów lub opóźnień zawinionych przez Zamawiającego,
d) zmiana terminu z powodu działania siły wyższej – maksymalnie o czas jej trwania,
e) zmiana terminu w wyniku działań organów administracji (np. opóźnienia wydania decyzji),
f) zmiana terminu w związku z koniecznością zakończenia zadania w roku budżetowym,
g) zmiana korzystna dla Zamawiającego, niemożliwa do przewidzenia przy podpisywaniu Umowy.
4) Zmiany do Umowy mogą nastąpić na pisemny wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy i będą mogły być wprowadzone za zgodą Stron.
X. Postanowienia końcowe
1) Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji treści niniejszego ogłoszenia ofertowego przed upływem terminu składania ofert.
2) W przypadku wprowadzenia modyfikacji informacja zostanie niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej: http://www.fundacja.pociechom.pl
3) Zamówienie będzie realizowane w oparciu o umowę zawartą w formie pisemnej między Zamawiającym a wybranym Wykonawcą.
4) Zamawiający może unieważnić i nie rozstrzygnąć postępowania ofertowego w całości lub w części na każdym jego etapie.
5) Zamawiający może wezwać do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie.
6) Koszty związane z przygotowaniem Oferty ponosi Wykonawca.
7) Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego (Michał Kołodziej, e-mail: kontakt@pociechom.pl, tel. 537 24 26 28).
XI. Załączniki
• Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
• Załącznik nr 2 – Wzór umowy o świadczenie usług
• Załącznik nr 3 – Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym
• Załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych